A Microsoft Outlook régebbi verziói teljesítménycsökkenést szenvedtek az Outlook-fájl méretének növekedésével. Ennek eredményeként a Microsoft Outlook 2010-ben létezik egy archiválási funkció, amellyel régi fájlokat, például régi e-maileket, névjegyeket, terjesztési listákat és naptárbejegyzéseket archiválhat.
Míg a Microsoft Outlook 2010 felhasználói nem tapasztalják ugyanazt a programlassulást, mint a régi verziók felhasználói, a mai e-mail- és naptárfelhasználók nagyobb mennyiségű adatot fogadnak és küldenek, ami gyorsan megnövelheti az Outlook PST-fájl méretét. Ezért, bár már nem annyira szükséges a fájlok archiválása az Outlookban, mint korábban, továbbra is jó gyakorlat a fájlméret csökkentése és az e-mail program teljesítményének javítása.
Az Archívum eszköz használata az Outlook 2010 naptárban
Ha jobban ismeri a beállítások módosítását a Microsoft Office programok régebbi verzióiban, akkor a Microsoft Outlook 2010 elrendezése és szerkezete kissé zavaró lehet. Az Outlook ezen verziójában a legtöbb konfigurálható beállítás a ikonra kattintva érhető el Fájl fület az ablak bal felső sarkában. Ez a navigációs minta a jelen oktatóanyag céljaira is érvényes, ezért kattintson rá Fájl lapon. Kattintson az ablak bal oldalán található Információ gombra, hogy az Outlook 2010 ablakának fő részében különböző beállítások jelenjenek meg.
Kattints a Tisztítóeszközök gombot az ablak közepén, amely egy legördülő menüt jelenít meg további választási lehetőségekkel. Kattints a Archívum opciót a legördülő menü alján.
An Archívum ablak most megnyílik az Outlook 2010 ablaka felett. Ha az Outlook 2010 fájl teljes egészét archiválni szeretné, kattintson a gombra Archiválja az összes mappát az automatikus archiválás beállításai szerint opciót az ablak tetején. Ha azonban csak az Outlook 2010 naptárát szeretné archiválni, ellenőrizze a Archiválja ezt a mappát és az összes almappát választási lehetőség.
Kattints a Naptár opció az alapértelmezett naptár kiválasztásához jelenlegi Outlook 2010-profiljához. Ha másik naptárat, például internetes naptárt szeretne archiválni, válassza ezt a lehetőséget. Ha egy nyilat lát a kívánt naptárbeállítás bal oldalán, az azt jelenti, hogy az adott elemen belül több naptár is található. Ha kiválasztja a nyíl jobb oldalán található lehetőséget, az Outlook archiválja az adott szakaszban található összes naptárat.
Végezze el az Outlook 2010 naptárarchívumának beállításait a programtól jobbra található legördülő menüre kattintva. Archívum régebbi, mint és válassza ki azt a dátumot, amely előtt a fájlban lévő összes elemet archiválni szeretné. Kattints a rendben gombot az Outlook 2010 naptár archiválásának folytatásához.