Van egy régi e-mail címe, amely az üzeneteket a Gmail-fiókjába továbbítja? Vagy külön fiókot kezel, és abból a fiókból továbbítja az üzeneteket a Gmailbe, mert jobb a felület, és egyszerűbb mindent egy helyen kezelni? Ha ezekre a kérdésekre igennel válaszol, akkor érdemes lehet elkülönítenie a Gmailbe továbbított e-maileket a többi fióktól, ahelyett, hogy az általános beérkező levelek között halmozná fel őket. A szűrők és címkék kombinációjának használatával lehetőség nyílik a Gmailben továbbított üzenetek automatikus áthelyezésére a saját külön mappájukba vagy „címkéjükbe”. Ez megakadályozza, hogy összekeverje a továbbított üzeneteket azokkal az üzenetekkel, amelyeket közvetlenül a Gmail-fiókjába küldtek, és elkerülheti az ebből fakadó esetlegesen zavaró kommunikációt.
Továbbított e-mailek rendszerezése Gmail-szűrőkkel és címkékkel
Sok különböző e-mail fiókom van, amelyeket a Gmailben és más e-mail szolgáltatásokban kezelek, és ezek egyenkénti ellenőrzése bosszantó lehet. Nagyon szeretem az alapértelmezett Gmail webes felületet, és szívesebben kezelnék mindent ott. Ezért az összes fiókot úgy állítottam be, hogy az üzeneteket egyetlen Gmail-fiókba továbbítsam, ahol a rendszer hatékonyan szűri őket külön mappákba vagy címkékbe. A címkék mindegyikének ellenőrzése során tudom, hogy melyik e-mail fiók volt ezeknek az üzeneteknek a célpontja, és ha szükséges, megfelelően tudok válaszolni az üzenetre. A fő Beérkező levelek mappából is kitisztítja a felesleges zűrzavart, ahol azt szeretném, ha a lehető legkevesebb üzenet lenne. Az alábbiakban ismertetett folyamat feltételezi, hogy már beállította a Gmail-fiókjába történő továbbítást, és elvégezte a művelethez szükséges ellenőrzési folyamatot.
1. lépés: Jelentkezzen be abba a Gmail-fiókba, amelybe üzeneteit továbbítja.
2. lépés: Bontsa ki a címkéket (mappákat) az ablak bal oldalán, majd kattintson a Új címke létrehozása link. Valószínűleg rá kell kattintania a Több linket az aktuális címkék alján a hivatkozás megjelenítéséhez.
3. lépés: Írja be az új címke nevét az ablak tetején lévő mezőbe (én az egyszerűség kedvéért a „Továbbított üzenetek”-et használom, de javaslom, hogy használjon valamit, amely könnyen azonosítja a továbbított üzenetek forrását), majd kattintson a Teremt gomb. Használhatja a beágyazási opciót, ha az új címkét egy már meglévő címke alá szeretné helyezni, de az oktatóanyag kedvéért egy másik felső szintű címkét fogunk létrehozni.
4. lépés: Kattintson a fogaskerék ikonra az ablak jobb felső sarkában, majd kattintson a gombra Beállítások.
5. lépés: Kattintson a kékre Szűrők linket az ablak közepén.
6. lépés: Kattintson a Hozzon létre egy új szűrőt link.
7. lépés: Írja be azt az e-mail címet, amelyről az üzeneteket szűri a Nak nek mezőben, majd kattintson a Szűrő létrehozása ezzel a kereséssel link.
8. lépés: Jelölje be a négyzetet a bal oldalon Alkalmazza a címkét, válassza ki a korábban létrehozott címkét, jelölje be a bal oldalán található négyzetet Szűrő alkalmazása x egyező beszélgetésre is mezőbe (az x érték megegyezik a Gmailben jelenleg lévő azon üzenetek számával, amelyeket már továbbítottak az adott fiókból), majd kattintson a Szűrő létrehozása gomb.
A Gmail ezután futtatja a szűrőt a meglévő beszélgetéseken, és áthelyezi a feltételeknek megfelelő összes üzenetet a korábban létrehozott címkére. Ezenkívül az ebből a fiókból továbbított összes jövőbeni üzenet automatikusan átkerül erre a címkére.
Valószínűleg észrevette, hogy sok más lehetőség is alkalmazható az imént létrehozott szűrőre. Ha csak néhány továbbított üzenetet szeretne áthelyezni ebbe a címkébe, akkor ezekkel az elemekkel tovább szűrheti üzeneteit. A Gmail szűrőivel sok mindent megtehet, és a Gmail szűrőinek testreszabásával a Beérkezett üzenetek mappáját a szervezés egy teljesen más szintjére emelheti.